Langkah-langkah Membuat Kebijakan dan Prosedur Hotel

Mari kita pahami langkah-langkah apa saja yang perlu disiapkan untuk mmbuat kebijakan dan prosedur hotel (policy & procedure)

Langkah 1: Melakukan Review Operasional

Langkah pertama adalah melakukan Review Operasional untuk memahami kondisi saat ini. Anda perlu berkonsultasi dengan setiap departemen untuk mengetahui apa yang mereka butuhkan dari kebijakan dan prosedur hotel dan informasi yang saat ini tidak ada dalam pekerjaan mereka. Buatlah daftar semua topik yang ingin Anda bahas – namun jangan khawatir.

Langkah 2: Membentuk Tim

Langkah kedua adalah membentuk tim yang bertanggung jawab untuk membuat kebijakan dan prosedur hotel. Tim harus terdiri dari perwakilan dari setiap departemen yang memiliki pengetahuan yang diperlukan untuk membuat rincian kerja debagai sumber daya yang berharga. Menggunakan berbagai macam keahlian sangat penting untuk membuat manual yang dapat menarik bagi semua orang di hotel Anda.

Langkah 3: Membuat kebijakan dan prosedur

Langkah selanjutnya adalah membuat manual Anda. Ini memiliki beberapa tahapan yang telah kami uraikan:

Tentukan Topik

Pilih topik yang ingin Anda tulis dan tugaskan kepada individu yang memiliki keahlian khusus.

b. Siapkan Konten

Siapkan konten sebagai draf yang mencakup semua informasi penting yang ingin Anda sertakan dalam kebijakan atau prosedur Anda.

c. Gambar alur kerja

Kumpulkan gambar-gambar alur kerja yang relevan yang dapat Anda gunakan untuk membuat konten Anda, dan tambahkan alur penting yang dapat mengarahkan karyawan Anda ke informasi lebih lanjut.

d. Tambahkan Informasi Khusus

Mungkin ada bagian dari kebijakan yang perlu mendapat perhatian lebih, jadi tambahkan informasi khusus untuk menarik perhatian.

e. Jelaskan Peran dan Tanggung Jawab

Sertakan informasi yang berkaitan dengan peran dan tanggung jawab karyawan yang dijelaskan dalam kebijakan Anda.

f. Cantumkan Referensi

Cantumkan referensi informasi lebih lanjut seperti sumber materi yang Anda gunakan untuk menulis kebijakan.

Langkah 4: Review Hasil Materi Tertulis dengan Tim

Selanjutnya, setelah Anda menyiapkan kebijakan dan prosedur, Anda perlu melakukan proses peninjauan dengan tim dokumentasi Anda. Dengan adanya pandangan baru terhadap konten Anda dapat mengingatkan Anda akan kesalahan atau menyoroti bagian presentasi yang mungkin membingungkan. Pakar materi dapat memeriksa keakuratan konten Anda dan memastikan bahwa konten tersebut memiliki kualitas terbaik.

Langkah 5: Terbitkan Manual

Ini adalah langkah di mana Anda harus memastikan bahwa Anda memiliki perangkat lunak yang tepat untuk mempublikasikan manual secara digital. Perangkat lunak basis pengetahuan internal dapat membantu Anda mempublikasikan konten Anda di situs web khusus yang dioptimalkan untuk pencarian dengan hirarki konten bawaan. Penting untuk membuat manual Anda mudah diakses oleh semua orang di perusahaan.

Langkah 7: Kumpulkan Feedback dan Lakukan Analisa

Mengumpulkan feedback/umpan balik dan mengawasi analitik adalah proses yang perlu cermat dan memungkinkan pengguna untuk menilai manual dan memberikan komentar, sehingga mereka bisa memberi tahu Anda apakah kontennya bermanfaat. Juga memiliki analisis mendalam yang membantu Anda melacak kinerja penulis, artikel, dan kategori.

Langkah 8: Tinjau Ulang berkala

Mengumpulkan umpan balik dan melacak analisa berarti bisa memelihara dan menyegarkan konten Anda secara lebih efektif. Anda dapat melihat artikel mana yang perlu diperbarui dan memeriksa pencarian yang gagal untuk membantu mengidentifikasi konten yang hilang. Jika artikel sangat populer, Anda dapat mempertimbangkan untuk memperluasnya atau membuatnya lebih terlihat di buku panduan Anda.

www.konsultanhotel.id dapat membantu hotel menjadi lebih teratur melaksanalan operasional hotel untuk mencapai profit yang sustainable beserta kedisiplinan karyawan.